Thiết lập một hệ thống kế toán

Việc xây dựng cấu trúc và quy trình làm việc trong doanh nghiệp bằng cách thiết lập một hệ thống có thể cải thiện năng suất và hiệu quả cho bạn và nhân viên. Tìm hiểu các mẹo của chúng tôi để thiết lập một hệ thống vững mạnh và thành công tại đây.

Việc xây dựng cấu trúc và quy trình làm việc cho doanh nghiệp của bạn bằng cách thiết lập một hệ thống là vô cùng quan trọng. Nó có thể cải thiện đáng kể năng suất, tính tổ chức và hiệu quả cho bạn và nhân viên. Bạn sẽ có thể quản lý hiệu quả hơn, đồng thời đảm bảo khách hàng nhận được dịch vụ nhất quán, bất kể họ đang phục vụ ai. Về cơ bản, việc lập kế hoạch và thiết lập hệ thống là một phần thiết yếu để giúp doanh nghiệp của bạn vận hành trơn tru nhất có thể.

TTS là người theo đuổi phương pháp Getting Things Done của David Allen. Đây là hệ thống được tích hợp vào hầu hết các ứng dụng quản lý tác vụ hiện nay và có lý do chính đáng: nó là một hệ thống tuyệt vời.

Về cơ bản, bạn tìm cách nắm bắt mọi thứ bạn cần làm và sau đó bạn;

Làm rõ các nhiệm vụ bằng cách thêm chi tiết bạn cần hoàn thành,

Sắp xếp chúng vào danh sách việc cần làm theo thứ tự ưu tiên,

Xem lại chúng để đảm bảo các bước tiếp theo của bạn rõ ràng, và

Xử lý từng nhiệm vụ một trong quá trình thực hiện.

Bất kỳ hệ thống nào bạn chọn đều phải cho phép bạn:

Tạo nhiệm vụ từ bất kỳ đâu chỉ với một (hoặc có thể là hai) cú nhấp chuột.

Thêm chi tiết bổ sung cho nhiệm vụ để rõ ràng hơn.

Kéo và thả các nhiệm vụ đó theo thứ tự ưu tiên.

Tạo các mục nhiệm vụ để ẩn bất kỳ mục nào bạn hiện không làm.

Cho phép bạn đánh dấu nhiệm vụ đã hoàn thành mà không cần xóa (để xem lại)

Ghi lại nhiệm vụ của bạn

Khi đã có hệ thống trung tâm, bạn sẽ muốn liệt kê tất cả các cách mà nhiệm vụ đến với bạn và tạo một hệ thống để ghi lại chúng. Hãy suy nghĩ thật kỹ về những điều này. Dưới đây là một vài cách bạn có thể thiết lập:

Bằng lời nói (ai đó bảo tôi làm gì đó): Ghi chú bằng giọng nói tạo ghi chú trên iOS. Hãy kiểm tra những mục này trước khi hoàn thành nhiệm vụ.

Email: Triển khai công thức IFTTT để chuyển tiếp email vào phần mềm quản lý tác vụ của tôi khi tôi "đánh dấu sao" một email trong Gmail. Email sẽ tạo một tác vụ.

Cuộc gọi điện thoại: Tạo tác vụ ngay khi đang nói chuyện điện thoại

Lặp lại: Tạo các tác vụ định kỳ trong phần mềm.

Tin nhắn văn bản/Slack/Các tin nhắn tức thời khác: Thực sự khó vì những tin nhắn này hiếm khi xảy ra - bạn phải kỷ luật và ghi nhớ những điều này khi nhập vào phần mềm quản lý tác vụ của tôi.

Chắc chắn còn nhiều hơn nữa, nhưng bạn đã hiểu ý chính rồi đấy. Hãy đảm bảo bạn có một hệ thống dễ dàng để tập trung các nhiệm vụ vào một nơi, đặc biệt là đối với những việc bạn cần làm nhiều nhất.

Xác định các nhiệm vụ quan trọng

Khi được đào tạo thành một CPA, áp lực thời gian là một yếu tố rất lớn. Yêu cầu chung là phải hoàn thành tốt nhiệm vụ trong một khoảng thời gian ngắn đến khó tin. Tuy nhiên, lời khuyên là hãy dành một phần ba thời gian được phân bổ cho việc lập kế hoạch. Các nhiệm vụ được lên kế hoạch và sắp xếp - chỉ khi đó công việc thực sự mới có thể bắt đầu. Việc lập kế hoạch có thể không mang lại hiệu quả, đặc biệt là khi bạn có những nhiệm vụ khẩn cấp cần giải quyết, nhưng việc dành thời gian để xác định các ưu tiên trong ngày là rất quan trọng đối với năng suất thực sự.

Không phải tất cả các nhiệm vụ đều được tạo ra như nhau. Một số nhiệm vụ có thể được đánh dấu là quan trọng vì chúng cho phép bạn hoàn thành nhiều việc hơn với thời gian đã bỏ ra:

Lên kế hoạch cho tuần của bạn (bao gồm trì hoãn hoặc xóa các nhiệm vụ không quan trọng)

Tạo tài liệu quy trình

Tự động hóa một nhiệm vụ

Học một kỹ năng mới

Trả lời yêu cầu họp bằng yêu cầu chương trình nghị sự

Nhưng than ôi, ai cũng phải hoàn thành công việc của mình và thường có nhiều việc trong danh sách việc cần làm hơn mức có thể hoàn thành trong một ngày. Đó chính là lúc một khuôn khổ trở nên hữu ích.

Quy tắc bộ Ba

Ba là một con số kỳ diệu. Nó đủ lớn để có sự phức tạp và ý nghĩa, nhưng cũng đủ nhỏ để chúng ta có thể nhớ và đọc lại khá dễ dàng. Đó là lý do tại sao việc tạo danh sách việc cần làm với 3 nhiệm vụ trong đầu lại hiệu quả. Cũng cần 3 chân để dựng một cái bàn!

Phân nhóm danh sách việc cần làm: Khi tạo danh sách việc cần làm, bạn có thể phân nhóm danh sách thành các danh mục lớn hơn và tập trung vào ba mục tiêu lớn hơn mỗi ngày. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có nhiều nhiệm vụ nhỏ có tính chất tương tự nhau.

Danh sách với kích thước này rất dễ nhớ và dễ biết khi nào đã hoàn thành. Sẽ có đủ thông tin để bạn có một ngày làm việc hiệu quả, nhưng không quá nhiều đến mức khiến bạn cảm thấy quá tải.

Nếu bạn từng cảm thấy mình như gà mất đầu và đang vật lộn để sắp xếp mọi thứ, hãy quay lại thiết lập hệ thống. Hãy nhớ rằng việc lập kế hoạch và sắp xếp bản thân là điều cần thiết để hoàn thành công việc và điều hành doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.